학원 수납 관리 사용 설명서

v1.0

1. 설치와 첫 실행

인터넷에서 받은 매크로 파일은 Windows가 기본으로 차단합니다. 열기 전에 차단 해제를 먼저 해 주세요. 한 번만 하면 됩니다.

받은 압축 파일을 원하는 폴더에 풉니다.
학원 수납 관리.xlsm 파일을 우클릭 → 속성 → 아래쪽 [차단 해제] 체크 → 확인.
파일을 엽니다. 상단 노란 막대의 콘텐츠 사용을 누릅니다.
대시보드 시트가 자동으로 열립니다. 샘플 데이터(원생 25명, 반 6개, 수납 60건)가 들어 있어 바로 화면을 확인할 수 있습니다.

동작 환경

항목	내용
운영체제	Windows 10 / 11
Excel	Microsoft Excel 2016 이상 (Microsoft 365 포함)
미지원	Mac용 Excel, 모바일 Excel, 웹 Excel(Excel Online), 구글 시트, 한컴오피스 (매크로가 동작하지 않습니다)
필요한 설정	매크로 사용(콘텐츠 사용). 별도 프로그램 설치 없음

매크로가 막혀 있을 때

노란 막대가 뜨지 않고 버튼이 아무 반응이 없다면: 파일 → 옵션 → 보안 센터 → 보안 센터 설정 → 매크로 설정 → 알림이 포함된 모든 매크로 사용 안 함(기본값) 으로 두고, 파일을 다시 엽니다.
"이 파일의 원본을 신뢰할 수 없어 매크로를 차단했습니다"라고 나오면 1단계의 차단 해제를 하지 않은 경우입니다.

2. 화면 구성

대시보드

시트	역할	주요 버튼
대시보드	기준월 기준 KPI 6개, 반별 수납 현황, 최근 12개월 추이, 미납 요약	수납 입력 · 원생 등록 · 미납 조회 · 새로고침 · 미납명단 PDF
원생명부	원생 정보 표 (T_Student)	원생 등록 / 수정 · 명부 PDF
수납내역	수납 기록 표 (T_Payment)	수납 입력 · 새로고침
반관리	반 정보 표 (T_Class), 현재 인원 자동	새로고침
미납명단	기준월 미납 원생과 안내 문구 (인쇄용)	미납명단 만들기 · 미납 조회 · PDF 출력
설정	학원명, 기준월, 납부기한일, 안내문구템플릿	샘플 복원 · 데이터 초기화

색 규칙

연노랑 칸: 직접 입력해도 되는 칸입니다.
회색 글자: 수식으로 계산되는 칸입니다. 손대지 않아도 됩니다.
빨간 글자: 미납 인원, 정원 초과, 영수증 미발행처럼 확인이 필요한 값입니다.
원생명부에서 회색 행은 퇴원, 갈색 행은 휴원입니다.

대시보드 KPI 카드

카드	계산
재원생 수	상태가 "재원"인 원생 수
기준월 수납 예정액	재원생 수강료의 합
기준월 실수납	수납내역에서 대상월이 기준월인 금액의 합
수납률	실수납 ÷ 예정액
미납 인원	재원생 중 기준월 수납 기록이 없는 원생 수
미납 금액	미납 원생의 수강료 합

모든 카드는 설정 시트의 기준월을 기준으로 계산됩니다. 달이 바뀌면 기준월만 바꾸세요.

3. 처음 실사용을 시작할 때

샘플로 연습을 마쳤다면 아래 순서로 우리 학원 데이터로 바꿉니다.

설정 시트에서 학원명, 기준월(예 2026-09), 납부기한일(예 10), 안내 문구를 바꿉니다.
설정 시트 상단의 [데이터 초기화] 버튼을 누릅니다. 원생·반·수납·미납명단이 모두 비워집니다.
반관리 시트에 반을 입력합니다. 반ID, 반이름, 과목, 요일, 시간, 월수강료, 정원, 담당강사를 한 줄씩 적습니다. 표 마지막 줄 아래에 이어서 쓰면 표가 자동으로 늘어납니다.
[원생 등록] 버튼으로 원생을 넣습니다. 반을 고르면 수강료가 자동으로 채워집니다.
이제부터 수강료가 들어올 때마다 [수납 입력] 을 누르면 됩니다.

실수로 초기화했다면 [샘플 복원] 으로 샘플은 되돌릴 수 있지만, 직접 입력한 데이터는 되돌릴 수 없습니다. 초기화 전에 파일을 복사해 두세요.

4. 원생 등록과 수정

원생명부

[원생 등록 / 수정] 버튼(대시보드 또는 원생명부)을 누르면 창이 열립니다.

신규 등록

맨 위 수정 대상은 (신규 등록) 그대로 둡니다.
이름, 학년(초1~고3), 반을 고릅니다. 반을 고르면 수강료가 반관리 시트의 월수강료로 채워집니다. 원생별로 다르면 숫자를 고쳐 쓰면 됩니다.
등록일(기본 오늘), 상태(재원), 보호자 호칭(어머니·아버지 등, 직접 입력 가능), 메모를 채웁니다.
[등록] 을 누르면 원생명부 표에 한 줄이 추가되고 창은 다음 입력을 위해 비워집니다.

수정

수정 대상에서 원생을 고르면 아래 칸에 현재 정보가 들어옵니다.
바꿀 항목을 고치고 [수정 저장] 을 누릅니다.
이름을 바꾸면 기존 수납 기록의 원생 이름도 함께 바뀝니다(확인 창이 뜹니다).

휴원·퇴원 처리

상태를 휴원 또는 퇴원으로 바꾸면 그 원생은 수납 예정액과 미납 계산에서 빠집니다. 수납 기록은 그대로 남습니다.
[삭제] 는 명부에서 완전히 지웁니다. 보통은 삭제 대신 퇴원 처리를 권장합니다.

표에 직접 입력해도 됩니다

원생명부 표의 연노랑 칸은 직접 입력해도 됩니다. 학년·반·상태·보호자 호칭은 드롭다운으로 고를 수 있습니다. 반 드롭다운은 반관리 시트의 반이름 목록을 따릅니다.

같은 이름의 원생이 둘이면 수납 기록이 섞입니다. "김민준A / 김민준B"처럼 구분되는 이름을 쓰세요.

5. 수납 입력

수납내역

수납 입력 창

[수납 입력] 버튼을 누르면 창이 열립니다.

원생을 고릅니다. 퇴원생은 목록에 나오지 않습니다. 고르는 순간 반과 금액이 자동으로 채워집니다.
대상월은 기본으로 설정 시트의 기준월이 들어 있습니다. 지난달 수강료를 늦게 낸 경우라면 2026-08처럼 바꿔 적습니다.
수납일(기본 오늘), 방법(계좌·카드·현금), 영수증(발행·미발행), 메모를 확인합니다.
[저장] 을 누르면 수납내역 표에 한 줄이 추가되고 대시보드가 다시 계산됩니다. 원생 칸만 비워지므로 바로 다음 원생을 고를 수 있습니다.

알아두면 좋은 점

같은 원생의 같은 대상월 기록이 이미 있으면 확인 창이 뜹니다. 분납이라면 "예"를 눌러 두 번 저장하면 됩니다.
대상월은 반드시 yyyy-mm 형식(예 2026-09)의 텍스트입니다. 2026.9, 202609로 써도 저장할 때 자동으로 고쳐집니다.
수납내역 표에 직접 입력할 때는 대상월 칸을 2026-09처럼 적고, 날짜로 바뀌지 않았는지 확인하세요.
수납ID는 자동 번호입니다. 손대지 않아도 됩니다.

6. 반 관리

반관리

반관리 시트의 표에 직접 입력합니다.

열	설명
반ID	구분용 코드 (예 C01). 자유롭게
반이름	원생 등록과 수납 입력에서 고르는 이름. 표에서 같은 이름을 쓰므로 바꾸면 원생명부의 반 이름도 함께 바꿔야 합니다
과목·요일·시간	참고용
월수강료	원생 등록 시 기본 수강료
정원	정원을 넘으면 현재인원이 빨간 글자로 표시됩니다
현재인원	재원생 수 자동 계산 (손대지 않습니다)
담당강사·메모	참고용

반을 추가하면 [새로고침] 을 눌러 대시보드의 반별 현황에 반영합니다.

7. 미납 조회와 안내 문구

미납 조회 창

[미납 조회] 버튼을 누르면 창이 열리고, 기준월의 미납 원생이 바로 나옵니다.

대상월을 바꿔 [조회] 를 누르면 다른 달의 미납도 볼 수 있습니다. 위에 "미납 n명 / 금액"이 표시됩니다.
목록에서 원생을 고르고 [안내 문구 만들기] 를 누르면 아래 칸에 문구가 만들어집니다.
[전체 문구] 를 누르면 미납 원생 전원의 문구가 한 번에 만들어집니다(원생별 구분선 포함).
[복사] 를 누르면 클립보드에 복사됩니다. 문자, 카카오톡, 알림장 앱에 붙여넣기 하세요.
[미납명단 시트 만들기] 를 누르면 조회한 달 기준으로 미납명단 시트가 채워집니다.

안내 문구 바꾸기

설정 시트의 안내문구템플릿 칸에서 문장을 바꿉니다. 아래 자리표시자를 원하는 위치에 넣으면 원생별로 치환됩니다.

자리표시자	바뀌는 값	예
{학원명}	설정의 학원명	해오름 학원
{이름}	원생 이름	김서준
{반}	반 이름	초등수학A
{보호자}	보호자 호칭	어머니
{년월}	대상월을 한글로	2026년 9월
{대상월}	대상월 그대로	2026-09
{금액}	수강료 (천 단위 콤마)	180,000
{납부기한일}	설정의 납부기한일	10

기본 문구:

안녕하세요, {학원명}입니다. {이름} 학생의 {년월} 수강료 {금액}원이 아직 확인되지 않아 안내드립니다. 매월 {납부기한일}일까지 납부 부탁드립니다. 이미 납부하셨다면 이 안내는 무시해 주세요. 감사합니다.

8. 미납명단 시트와 PDF 출력

미납명단

[미납명단 만들기]: 설정 시트의 기준월 기준으로 미납 원생을 표에 채웁니다. 순번, 이름, 학년, 반, 수강료, 보호자 호칭, 안내 문구가 들어갑니다.
[PDF 출력]: 미납명단을 가로 방향 PDF로 저장합니다. 파일은 엑셀 파일과 같은 폴더에 미납명단_2026-09.pdf 형식으로 만들어지고, 저장 위치가 안내 창에 표시됩니다.
원생명부 시트의 [명부 PDF] 는 원생 전체 명부를 같은 방식으로 저장합니다.

PDF 저장은 엑셀 파일이 있는 폴더에 됩니다. 파일을 바탕화면에 두었다면 바탕화면에 생깁니다. 파일이 OneDrive 같은 동기화 폴더에 있어도 됩니다(단, 브라우저의 웹 Excel로 열면 매크로가 동작하지 않으니 반드시 PC에 설치된 Excel로 여세요).

9. 대시보드 읽는 법

반별 수납 현황

반마다 재원 인원, 수납 예정액, 실수납, 미납 인원, 수납률이 나옵니다. 미납 인원이 1명 이상이면 빨간 글자입니다. 반을 추가·삭제했다면 [새로고침] 을 눌러 행을 다시 맞춥니다.

월별 수납 추이

기준월을 마지막으로 하는 최근 12개월의 수납액과 건수입니다. 기준월을 바꾸면 12개월 창이 따라 움직입니다. 대상월 기준이므로 8월에 미리 낸 9월분은 9월에 잡힙니다.

미납 명단 요약

기준월 미납 원생 상위 10명입니다. 전체는 미납명단 시트 또는 미납 조회 창에서 봅니다.

새로고침이 필요한 때

반관리 시트에서 반을 추가·삭제했을 때
수납내역·원생명부 표에 직접 입력한 뒤 미납 요약을 갱신하고 싶을 때
그 밖의 KPI 카드와 표는 입력 즉시 자동 계산됩니다.

10. 자주 묻는 질문

Q. Mac이나 구글 시트에서 되나요? A. 안 됩니다. Windows용 Excel 2016 이상 전용입니다. 입력 창과 미납 계산이 매크로(VBA)로 동작합니다.

Q. 달이 바뀌면 무엇을 해야 하나요? A. 설정 시트의 기준월만 2026-10처럼 바꾸면 됩니다. KPI, 반별 현황, 12개월 추이, 미납 조회 기본값이 모두 새 달 기준으로 바뀝니다.

Q. 수강료를 분납하거나 형제라서 금액이 다른 경우는요? A. 수납 입력 창에서 금액을 고쳐 저장하면 됩니다. 분납이면 같은 대상월로 두 번 저장하세요. 미납 판정은 "해당 월 수납 기록이 하나라도 있는지"로 하므로 분납 첫 회 후에는 미납에서 빠집니다. 잔액 관리가 필요하면 메모 열에 적어 두세요.

Q. 원생 연락처를 넣을 수 있나요? A. 개인정보를 최소로 다루도록 연락처 열은 두지 않았습니다. 필요하면 원생명부의 메모 열에 적거나, 표 오른쪽에 열을 추가해 쓸 수 있습니다(추가한 열은 입력 창에는 나오지 않습니다).

Q. 반 이름을 바꿨더니 원생의 반이 옛 이름으로 남아 있어요. A. 반 이름은 표끼리 텍스트로 연결됩니다. 반관리에서 이름을 바꾸면 원생명부와 수납내역의 반 이름도 찾기·바꾸기(Ctrl+H)로 함께 바꿔 주세요.

Q. 표 아래에 직접 입력해도 되나요? A. 됩니다. 표 바로 아래 줄에 쓰면 표가 자동으로 늘어납니다. 다만 대상월(수납내역)은 2026-09 텍스트 형식을 지켜 주세요. 날짜로 바뀌면 미납 계산에서 빠집니다.

Q. 파일을 다른 컴퓨터로 옮겨도 되나요? A. 됩니다. 파일 하나에 모든 데이터가 들어 있습니다. 옮긴 컴퓨터에서도 1장의 차단 해제를 다시 해 주세요.

Q. 백업은 어떻게 하나요? A. 파일 복사가 곧 백업입니다. 매달 마감 후 학원 수납 관리_2026-09.xlsm처럼 이름을 바꿔 복사해 두기를 권합니다.

11. 문제 해결

증상	원인과 조치
버튼을 눌러도 반응이 없음	매크로가 차단된 상태입니다. 1장의 차단 해제 → 콘텐츠 사용을 확인하세요.
"표를 찾을 수 없습니다" 안내	표 이름(T_Student 등)이 바뀌었거나 표를 일반 범위로 변환한 경우입니다. 백업 파일로 되돌리세요.
미납 인원이 실제보다 많음	수납내역의 대상월이 `2026-09` 텍스트가 아니라 날짜로 들어간 행이 있는지, 원생 이름이 원생명부와 한 글자라도 다른지 확인하세요.
수납률이 0%로 나옴	설정 시트의 기준월과 수납내역의 대상월 형식이 다른 경우입니다. 둘 다 `yyyy-mm`인지 확인하세요.
반별 현황에 새 반이 안 보임	[새로고침]을 누르세요. 반관리 표의 반이름이 비어 있으면 표시되지 않습니다.
PDF가 안 만들어짐	같은 이름의 PDF가 열려 있으면 저장에 실패합니다. 열린 PDF를 닫고 다시 시도하세요. 파일이 있는 폴더에 쓰기 권한이 있어야 합니다.
입력 창 글자가 깨져 보임	Windows 언어 설정에서 한국어가 설치되어 있는지 확인하세요. 표시만의 문제이며 데이터는 정상 저장됩니다.
수식 오류(#NAME?)가 보임	설정 시트의 이름정의(기준월 등)가 삭제된 경우입니다. 백업 파일에서 설정 시트를 복구하거나 판매자에게 문의하세요.

문제가 계속되면 구매하신 크몽 메시지로 화면 캡처와 함께 문의해 주세요. 판매자 귀책 하자(수식·매크로 오류)는 기간 제한 없이 수정해 드립니다.

이 설명서는 실제 납품 파일에 들어 있는 문서입니다.

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