견적서 거래명세서 발행기 사용 설명서

v1.0

1. 설치와 첫 실행

인터넷에서 받은 엑셀 파일은 Windows가 매크로를 막아 둡니다. 파일을 열기 전에 우클릭 → 속성 → 차단 해제를 먼저 해 주세요. 이 단계를 건너뛰면 버튼이 눌리지 않거나 "매크로를 사용할 수 없습니다" 안내가 뜹니다.

1.1 설치 3단계

받은 압축 파일을 원하는 폴더에 풉니다. (예: 문서\견적서발행기)
견적서 거래명세서 발행기.xlsm 파일을 우클릭 → 속성 → 아래쪽 [차단 해제] 체크 → 확인.
파일을 엽니다. 위쪽 노란 막대의 콘텐츠 사용을 누르면 대시보드가 나타납니다.

1.2 사용 환경

항목	내용
지원	Windows용 Excel 2016 / 2019 / 2021 / Microsoft 365
미지원	Mac용 Excel, 모바일 Excel, 구글 시트, LibreOffice (매크로가 동작하지 않음)
파일 형식	xlsm (매크로 포함 통합 문서)
저장 위치	PDF는 이 파일이 있는 폴더에 저장됩니다. OneDrive 동기화 폴더보다는 로컬 폴더를 권장합니다.

1.3 처음 열었을 때 할 일

설정 시트로 가서 노란 칸에 우리 회사 상호·대표자·사업자등록번호·주소·업태·종목·연락처를 입력합니다. 이 값이 견적서와 거래명세서의 공급자 박스에 그대로 인쇄됩니다.
파일에는 가상의 거래처 8곳, 품목 20종, 문서 15건이 샘플로 들어 있습니다. 화면을 둘러본 뒤 내 데이터로 시작할 때는 설정 시트의 데이터 초기화 버튼을 누릅니다.
초기화 후에는 거래처 등록 → 품목 등록 → 문서 작성 순서로 사용합니다.

연락처 칸을 꼭 먼저 확인하세요. 다른 공급자 항목(상호·대표자·사업자등록번호·주소·업태·종목)은 예시 값이 채워져 있지만, 연락처 칸만은 "설정에서 입력"이라는 안내 문구가 그대로 들어 있습니다. 이 문구를 실제 연락처로 바꾸지 않으면 견적서·거래명세서에도 "설정에서 입력"이 그대로 인쇄되어 거래처에 보낼 수 없는 상태가 됩니다.

2. 화면 구성

대시보드

시트	역할	주요 버튼
대시보드	이번 달·올해 실적 요약, 12개월 추이, 거래처별 매출 TOP, 최근 발행 목록	문서 작성 · 거래처 등록 · 품목 등록 · 새로고침
발행대장	발행한 문서 한 건당 한 줄(T_Doc)과 문서에 담긴 품목 라인(T_DocLine)	문서 작성 · 마지막 문서 양식 채우기 · 새로고침 · 대시보드
거래처	거래처 마스터 표(T_Client)	거래처 등록 · 대시보드
품목	품목 마스터 표(T_Item)	품목 등록 · 대시보드
견적서	견적서 인쇄 양식	PDF 저장 · 문서 작성 · 발행대장
거래명세서	거래명세서 인쇄 양식	PDF 저장 · 문서 작성 · 발행대장
설정	공급자 정보, 견적 유효일수, 부가세율	샘플 복원 · 데이터 초기화 · 제품 정보

시트 탭 순서가 곧 업무 순서입니다. 왼쪽부터 보고(대시보드) → 기록(발행대장) → 기준 정보(거래처·품목) → 출력(양식) → 설정.

2.1 색상 규칙

연한 노란 칸: 사용자가 직접 고쳐도 되는 입력칸입니다. (설정 시트, 발행대장의 상태·메모, 거래처·품목 표)
회색 글자: 수식으로 계산되는 칸입니다. 손대지 않아도 됩니다. (공급가액·세액·합계, 양식의 번호와 금액)
진한 남색 헤더: 표(ListObject)의 머리글입니다. 표는 이름으로 관리되므로 열 순서를 바꾸지 마세요.

3. 설정 시트: 공급자 정보와 문서 규칙

항목	설명	기본값
상호 / 대표자 / 사업자등록번호 / 주소 / 업태 / 종목	양식 상단 공급자 박스와 하단 서명란에 인쇄	가상의 예시 업체
연락처	양식 상단 공급자 박스에 인쇄	"설정에서 입력" (실제 값 아님, 반드시 수정)
견적 유효일수	견적서의 유효기간 = 발행일 + 이 일수. 양식에 "yyyy-mm-dd 까지 (발행일로부터 N일)"로 표시	14
부가세율	세액 = 공급가액 x 부가세율 (원 단위 반올림). 면세 거래만 한다면 0%로	10%

부가세율을 바꾸면 이후 작성하는 문서와 양식의 세액에 바로 반영됩니다. 이미 발행대장에 저장된 문서의 공급가액·세액·합계 값은 바뀌지 않습니다.

3.1 설정 시트의 버튼

샘플 복원: 거래처·품목·발행대장을 예시 데이터로 되돌립니다. 내 데이터가 있다면 모두 지워지므로 주의하세요.
데이터 초기화: 확인 창을 거친 뒤 거래처·품목·발행대장·품목 상세·양식을 모두 비웁니다. 공급자 정보는 남습니다.
제품 정보: 제품명과 버전을 보여 줍니다. 문의 시 이 버전을 알려 주세요.

4. 거래처 등록

거래처

대시보드 또는 거래처 시트의 거래처 등록 버튼을 누릅니다.
거래처명(필수), 대표자, 사업자번호, 담당자, 주소, 메모를 입력하고 저장을 누릅니다.
저장하면 거래처ID가 C001, C002 순으로 자동 부여되고 아래 목록에 바로 나타납니다. 입력칸은 비워져 연속 입력할 수 있습니다.
삭제하려면 목록에서 줄을 고른 뒤 선택 삭제를 누릅니다.

열	문서에서 쓰이는 곳
거래처명	문서 작성 폼의 거래처 목록, 양식의 "수신 OOO 귀하"
사업자번호	양식 공급받는자 박스의 등록번호
담당자	양식 공급받는자 박스의 담당자
대표자 · 주소 · 메모	참고용 (양식에는 인쇄되지 않음)

같은 이름의 거래처는 두 번 등록되지 않습니다. 지점이 여럿이면 "한빛유통 부산점"처럼 이름에 구분을 넣어 주세요. 거래처를 삭제해도 이미 발행한 문서의 거래처명은 발행대장에 그대로 남습니다.

4.1 표에 직접 입력해도 됩니다

거래처 시트의 표 맨 아래 줄에 바로 타이핑해도 표가 자동으로 늘어납니다. 거래처ID만 겹치지 않게 적어 주세요. 엑셀에 익숙하다면 다른 파일에서 복사해 붙여 넣는 방법이 가장 빠릅니다.

5. 품목 등록

품목 등록 버튼을 누릅니다.
품목명(필수), 규격, 단위, 단가(필수), 비고를 입력하고 저장을 누릅니다. 단위는 목록(개·박스·세트·대·다스·권·EA·식)에서 고르거나 직접 입력할 수 있습니다.
품목ID는 P001, P002 순으로 자동 부여됩니다.
삭제는 목록에서 고른 뒤 선택 삭제.

단가는 문서 작성 폼에서 기본값으로 들어갈 뿐이며, 문서마다 폼에서 고쳐 쓸 수 있습니다. 거래처별 특가는 폼에서 단가를 바꿔 입력하세요.

6. 문서 작성 (견적서 · 거래명세서)

문서작성폼

6.1 폼 여는 곳

대시보드, 발행대장, 견적서, 거래명세서 시트의 문서 작성 버튼.

6.2 입력 순서

종류: 견적서 또는 거래명세서를 고릅니다. 이 선택이 문서번호 접두어(Q 또는 I)와 채워질 양식 시트를 정합니다.
거래처: 등록된 거래처 목록에서 고릅니다. 목록에 없으면 폼을 닫고 거래처 등록을 먼저 합니다.
발행일: 기본값은 오늘입니다. yyyy-mm-dd 형식으로 고칠 수 있습니다. 발행일의 연도가 문서번호의 연도가 됩니다.
건명: 문서 제목입니다. (예: 9월 사무용품 견적)
품목 라인 추가: 품목을 고르면 규격·단위·단가가 자동으로 채워집니다. 수량을 입력하고 라인 추가를 누르면 아래 목록에 쌓입니다. 단가는 이 문서에 한해 고쳐도 됩니다.
잘못 넣은 줄은 목록에서 고르고 선택 삭제.
목록 아래에 공급가액·세액·합계가 실시간으로 표시됩니다.
비고: 양식 하단 비고란에 인쇄됩니다. (납기, 결제 조건 등)
저장 및 양식 채우기를 누릅니다.

6.3 저장하면 일어나는 일

순서	동작
1	종류·연도별로 다음 번호를 찾아 문서번호를 만듭니다. (견적서 Q-2026-0005, 거래명세서 I-2026-0007 식)
2	발행대장 T_Doc 에 문서 한 줄, T_DocLine 에 품목 라인이 저장됩니다. 상태는 "발행".
3	해당 양식 시트에 문서가 채워지고 그 시트로 이동합니다.
4	대시보드의 거래처별 TOP 표가 다시 집계됩니다.

품목 라인은 양식 기준 최대 15행입니다. 15행을 넘기면 라인 추가가 막힙니다. 더 긴 문서는 두 건으로 나누어 발행하세요.

6.4 견적을 거래명세서로 넘기기

견적이 확정되면 문서 작성 폼에서 종류만 거래명세서로 고르고 같은 품목을 담아 저장합니다. 발행대장에서 원래 견적서의 상태를 확정으로 바꾸고, 거래명세서 메모에 "견적 Q-2026-0004 기준"처럼 적어 두면 나중에 짝을 찾기 쉽습니다.

7. 양식 확인과 PDF 저장

견적서

7.1 양식 구성

영역	내용
상단	문서번호, 발행일
공급받는자 박스	수신(거래처명 귀하), 등록번호, 담당자, 건명, 유효기간(견적서) 또는 인수자(거래명세서)
공급자 박스	설정 시트의 상호·대표·등록번호·주소·업태·종목·연락처
합계금액	"일금 OOO 원정 (OOO 원)" 형식, VAT 포함
품목 표	15행. No·품목명·규격·단위·수량·단가·공급가액·세액·비고. 공급가액과 세액은 수식
합계 3줄	공급가액 합계, 세액 합계, 합계(VAT 포함)
비고 · 하단 문구 · 서명란	견적서는 유효기간 안내와 공급자 서명, 거래명세서는 인수자 서명란과 공급자 서명

거래명세서

7.2 PDF 저장

견적서 또는 거래명세서 시트에서 PDF 저장 버튼을 누릅니다.
파일이 있는 폴더에 Q-2026-0004_견적서.pdf 같은 이름으로 저장되고 저장 위치가 안내됩니다.
인쇄 영역은 5행 아래 양식 부분만 잡혀 있어 위쪽 버튼 막대는 PDF에 나오지 않습니다. A4 세로, 가로 폭 맞춤입니다.

양식이 비어 있으면 "양식이 비어 있습니다. 문서 작성 후 저장하거나 발행대장에서 문서를 채워 주세요" 안내가 뜹니다. 발행대장의 마지막 문서 양식 채우기 버튼이나 문서 작성 폼으로 채운 뒤 다시 누르세요.

7.3 지난 문서를 다시 출력하기

발행대장에서 문서번호를 확인한 뒤 마지막 문서 양식 채우기를 누르면 가장 최근 문서가 채워집니다. 특정 문서를 다시 출력하려면 발행대장에서 해당 줄을 표 맨 아래로 잘라내어 붙여 넣은 뒤 같은 버튼을 누르거나, 문서 작성 폼으로 같은 내용을 새 번호로 발행하세요.

7.4 양식을 손으로 고쳐도 되나요

됩니다. 양식 시트의 품목명·수량·단가 칸은 직접 타이핑할 수 있고 공급가액·세액·합계는 자동으로 다시 계산됩니다. 다만 발행대장에는 반영되지 않으므로, 기록이 필요하면 발행대장 표도 함께 고쳐 주세요.

8. 발행대장 관리

발행대장

8.1 왼쪽 표 T_Doc (문서 한 건 = 한 줄)

열	설명
문서번호	자동 채번. 고치지 마세요
종류	견적서 / 거래명세서 (드롭다운)
발행일	대시보드 월별 집계의 기준
거래처 · 건명	폼에서 입력한 값
공급가액 · 세액 · 합계	저장 시점의 라인 합계
상태	발행 / 확정 / 취소 (드롭다운, 노란 칸)
메모	자유 입력 (양식 비고란에 인쇄)

8.2 오른쪽 표 T_DocLine (문서에 담긴 품목)

문서번호로 왼쪽 표와 연결됩니다. 수량·단가·비고는 노란 칸이라 고칠 수 있고, 공급가액·세액은 수식입니다. 라인을 고쳤다면 왼쪽 표의 공급가액·세액·합계도 맞춰 주세요.

8.3 상태의 의미

상태	의미	대시보드 집계
발행	보냈고 아직 회신 전	포함. 견적서는 "확정 대기 견적"에 셈
확정	거래처가 수락했거나 납품 완료	포함
취소	무효 처리	모든 집계에서 제외

문서를 지우기보다 상태를 취소로 두는 것을 권합니다. 번호가 비지 않고 이력이 남습니다.

9. 대시보드 읽는 법

카드	계산
이번 달 견적 건수 · 금액	발행일이 이번 달인 견적서(취소 제외)
이번 달 명세서 건수 · 금액	발행일이 이번 달인 거래명세서(취소 제외)
올해 누적 명세서 합계	올해 1월 1일 이후 거래명세서 합계(취소 제외)
확정 대기 견적	상태가 "발행"인 견적서 수

월별 발행 추이: 이번 달을 포함한 최근 12개월의 견적·명세서 건수와 금액. 발행대장을 바탕으로 자동 계산됩니다.
거래처별 올해 매출 TOP: 올해 거래명세서 합계를 거래처별로 모아 8곳까지. 이 표만 새로고침 버튼으로 다시 집계합니다(문서 저장 시에도 자동 갱신).
최근 발행 문서: 발행대장 아래쪽 6건.

숫자가 0으로만 보이면 발행일이 이번 달·올해가 아니거나 상태가 취소일 수 있습니다. 샘플 데이터는 2025년 10월부터 2026년 9월 사이 날짜입니다.

10. 자주 묻는 질문

Q. Mac이나 구글 시트에서 되나요? A. 안 됩니다. Windows용 Excel 2016 이상 전용입니다. 매크로(VBA)를 쓰기 때문에 Mac·모바일·구글 시트에서는 버튼이 동작하지 않습니다.

Q. 버튼을 눌러도 아무 반응이 없어요. A. 파일 차단 해제와 콘텐츠 사용을 확인하세요. 1장의 설치 3단계를 다시 따라 한 뒤 파일을 닫았다 열면 대부분 해결됩니다.

Q. 문서번호 형식을 바꿀 수 있나요? A. 기본은 견적서 Q-연도-0001, 거래명세서 I-연도-0001 입니다. 연도가 바뀌면 0001부터 다시 시작합니다. 접두어를 바꾸려면 판매자에게 맞춤 조정을 요청하세요.

Q. 품목이 15개를 넘는 견적은요? A. 양식이 15행이라 문서 하나에 15개까지 담깁니다. 두 건으로 나누어 발행하고 건명에 (1/2), (2/2)를 붙이면 됩니다.

Q. 세금계산서도 발행되나요? A. 아니요. 세금계산서는 홈택스 등 전자세금계산서 서비스에서 발행해야 합니다. 이 프로그램은 견적서·거래명세서 발행과 관리용이며 세무·법률 자문을 대체하지 않습니다.

Q. 면세 품목만 다룹니다. 세액을 없애려면? A. 설정 시트의 부가세율을 0%로 바꾸면 이후 문서와 양식의 세액이 0으로 계산됩니다.

Q. 회사 로고나 직인을 넣고 싶어요. A. 양식 시트의 5행 제목 옆 빈 공간에 그림을 삽입하면 PDF에도 함께 나옵니다. 인쇄 영역(B5:J43) 안에 두세요.

Q. 샘플 데이터를 지우고 싶어요. A. 설정 시트의 데이터 초기화 버튼을 누릅니다. 공급자 정보는 남고 거래처·품목·발행대장·양식이 비워집니다. 다시 보고 싶으면 샘플 복원.

Q. 파일을 다른 PC로 옮겨도 되나요? A. 됩니다. xlsm 파일 하나에 모든 데이터가 들어 있습니다. 옮긴 PC에서도 차단 해제를 다시 해 주세요.

11. 문제 해결

증상	원인	조치
노란 막대가 없고 버튼이 안 눌림	파일 차단 상태 또는 매크로 설정이 "모두 차단"	우클릭 → 속성 → 차단 해제. 그래도 안 되면 파일 → 옵션 → 보안 센터 → 매크로 설정에서 "알림과 함께 사용 안 함"으로
"표를 찾을 수 없습니다: T_Doc"	표 이름이 바뀌었거나 표를 일반 범위로 변환함	표 도구 → 디자인 → 표 이름을 원래대로(T_Doc, T_DocLine, T_Client, T_Item)
양식에 #NAME? 표시	설정 시트의 이름정의(부가세율 등)가 삭제됨	수식 → 이름 관리자에서 부가세율이 설정!C20 을 가리키는지 확인
PDF 저장이 안 됨	파일이 저장되지 않은 새 문서이거나 폴더 쓰기 권한 없음	파일을 먼저 로컬 폴더에 저장한 뒤 다시 시도
PDF 글자가 잘림	열 너비를 크게 바꿈	양식 시트의 열 너비를 원래대로. 가로 폭 맞춤 인쇄라 세로만 늘어납니다
대시보드 숫자가 0	발행일이 이번 달·올해가 아니거나 상태가 취소	발행대장의 발행일·상태 확인 후 새로고침
거래처 목록에 방금 등록한 거래처가 없음	문서 작성 폼을 연 채로 등록함	문서 작성 폼을 닫았다 다시 열면 목록이 갱신됩니다
문서번호가 겹침	발행대장 문서번호를 손으로 고침	발행대장에서 겹친 번호를 정정. 채번은 표 안의 가장 큰 번호 + 1 로 계산합니다

위 표로 해결되지 않으면 크몽 메시지로 증상, Excel 버전, 설정 시트 "제품 정보" 버튼의 버전을 알려 주세요. 판매자 귀책 하자(수식·매크로 오류)는 기간 제한 없이 수정해 드립니다.

이 설명서는 실제 납품 파일에 들어 있는 문서입니다.

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