임대 관리 장부 사용 설명서
v1.0목차
1. 설치와 첫 실행
인터넷에서 받은 매크로 파일은 Windows 가 실행을 막아 둡니다. 파일을 열기 전에 차단 해제를 한 번만 해 주세요.
- 받은 압축 파일을 원하는 폴더에 풉니다. (바탕화면·문서 폴더 권장. 클라우드 동기화 폴더는 PDF 저장이 늦어질 수 있습니다.)
임대 관리 장부.xlsm을 우클릭 → 속성 → 아래쪽 [차단 해제] 체크 → 확인.- 파일을 엽니다. 상단 노란 막대에 [콘텐츠 사용] 이 보이면 누릅니다.
- 대시보드가 열리면 설치가 끝난 것입니다. 샘플 데이터(호실 15개, 계약 15건, 수납 45건)가 들어 있습니다.
동작 환경
- Windows 용 Microsoft Excel 2016 / 2019 / 2021 / Microsoft 365 (데스크톱).
- Mac Excel, 모바일 Excel, 웹 Excel(Excel Online), 구글 시트, 한셀, LibreOffice 에서는 버튼과 입력폼이 동작하지 않습니다.
- 매크로 보안 수준이 "모든 매크로 제외(알림 없음)" 이면 버튼이 눌리지 않습니다. 파일 → 옵션 → 보안 센터 → 매크로 설정에서 "알림 표시" 로 바꿔 주세요.
첫 사용 순서
- 설정 시트에서 임대인명·기준월·만기알림일수를 맞춥니다.
- 실제 데이터를 넣기 전에 설정 시트의 [데이터 초기화] 로 샘플을 지웁니다.
- 호실현황 시트에 호실을 입력하고, [계약 입력] 으로 세입자 계약을 등록합니다.
- 입금이 확인될 때마다 [수납 입력], 확인이 끝나면 [새로고침].
2. 화면 구성
| 시트 | 역할 | 주로 쓰는 버튼 |
|---|---|---|
| 대시보드 | KPI 6개, 월별 수입 추이(12개월), 미수납 호실 목록, 만기 임박 계약 목록 | 수납 입력 · 계약 입력 · 미수납 조회 · 새로고침 · PDF 출력 |
| 호실현황 | 호실 마스터(건물·호실·유형·면적·보증금·월세·관리비·납부일·상태) | 계약 입력 · 새로고침 |
| 수납내역 | 월세·관리비 입금 기록(대상월 기준) | 수납 입력 · 미수납 조회 |
| 계약관리 | 계약 기록(기간·보증금·월세·잔여일·상태) | 계약 입력 · 새로고침 |
| 임대차현황표 | 인쇄용 현황표(건물별 호실·유형·면적·세입자·보증금·월세·관리비·계약기간·상태) | 현황표 만들기 · PDF 출력 |
| 설정 | 제품명·버전·임대인명·기준월·만기알림일수, 샘플 복원·데이터 초기화 | 샘플 복원 · 데이터 초기화 · 제품 정보 |
색 규칙
- 연노랑 칸 = 직접 입력하는 칸. 표 안에서 자유롭게 고치고 지워도 됩니다.
- 회색 글자 = 자동 계산 칸(합계, 잔여일). 손대지 않습니다.
- 호실현황의 공실은 빨간 배경, 계약관리의 만기임박은 노란 배경, 종료는 회색 글자로 표시됩니다.
대시보드 KPI 읽는 법
| 카드 | 계산 |
|---|---|
| 총 호실 | 호실현황에 등록된 호실 수 |
| 임대중 / 공실 | 상태 열 기준 개수 |
| 이번 달 예정 수입 | 임대중 호실의 월세 + 관리비 합계 |
| 이번 달 실수납 | 수납내역에서 대상월 = 기준월인 합계 |
| 미수납 금액 | 임대중 호실별로 (월세+관리비) 에서 기준월 수납액을 뺀 값의 합(부족분만) |
| 만기 임박 계약 | 종료가 아닌 계약 중 잔여일이 만기알림일수 이하인 건수 |
KPI 는 수식이라 값을 고치면 바로 바뀝니다. 아래의 미수납 호실 목록과 만기 임박 계약 목록은 [새로고침] 을 눌러야 다시 만들어집니다.
3. 호실 등록 (호실현황)
호실현황 표에 한 줄에 한 호실씩 입력합니다.
| 열 | 입력 요령 |
|---|---|
| 호실ID | 번호(1, 2, 3 ...). 비워 두어도 되지만 정렬용으로 넣어 두면 편합니다. |
| 건물 | 건물 이름. 임대차현황표에서 건물별로 묶입니다. |
| 호실 | 파일 전체에서 유일해야 합니다. 건물이 여럿이면 A-101, B-101 처럼 건물 약자를 붙이세요. 수납·계약이 이 값으로 연결됩니다. |
| 유형 | 원룸 / 투룸 / 상가 / 사무실 (드롭다운) |
| 면적(평) | 숫자 |
| 보증금 · 월세 · 관리비 | 숫자(원). 계약을 저장하면 보증금·월세가 계약 값으로 갱신됩니다(폼의 체크 해제 시 유지). |
| 납부일 | 매월 며칠에 받는지(1~31). 미수납 안내 문구에 쓰입니다. |
| 상태 | 임대중 / 공실 (드롭다운). 계약을 저장하면 자동으로 임대중이 됩니다. 퇴거하면 직접 공실로 바꿉니다. |
| 메모 | 자유 입력 |
표 마지막 줄 아래에 이어서 입력하면 표가 자동으로 늘어납니다. 줄을 지우려면 행을 선택해 삭제하거나, 표 안에서 우클릭 → 삭제 → 표 행.
4. 계약 입력과 갱신 (계약관리)
[계약 입력] 버튼을 누르면 입력폼이 열립니다.
- 호실을 고릅니다. 호실현황의 보증금·월세가 채워지고, 그 호실에 진행 중인 계약이 있으면 세입자 이름과 종료 예정일이 주황색 안내로 표시됩니다.
- 세입자 성명 또는 상호를 입력합니다. (이 파일은 연락처·주민번호를 저장하지 않도록 설계했습니다.)
- 계약시작을 입력하고 [+1년] 또는 [+2년] 을 누르면 종료일이 계산됩니다. 직접 고쳐도 됩니다.
- 보증금·월세를 확인하고 [저장].
저장하면 다음이 한 번에 처리됩니다.
- 계약관리 표에 새 계약이 추가되고 상태가 진행(잔여일이 짧으면 만기임박)으로 들어갑니다.
- 같은 호실에 진행 중이던 기존 계약은 확인 후 종료로 바뀌고 메모에 갱신일이 남습니다. (갱신·재계약)
- 호실현황의 상태가 임대중이 되고, 체크박스가 켜져 있으면 보증금·월세도 계약 값으로 바뀝니다.
상태 열의 규칙
| 상태 | 뜻 | 누가 바꾸나 |
|---|---|---|
| 진행 | 계약 기간 중 | [새로고침] 이 자동 판정 |
| 만기임박 | 잔여일이 설정의 만기알림일수 이하(만기가 지난 것도 포함) | [새로고침] 이 자동 판정 |
| 종료 | 퇴거·해지·갱신으로 끝난 계약 | 사용자가 직접(드롭다운) 또는 갱신 저장 시 자동 |
만기가 지났는데 세입자가 그대로 살고 있는 경우(묵시적 갱신)는 종료로 바꾸지 말고 두세요. 잔여일이 음수(빨간 글자)로 표시되어 재계약이 필요함을 알려 줍니다. 재계약이 되면 [계약 입력] 으로 새 기간을 등록하세요.
5. 수납 입력 (수납내역)
[수납 입력] 버튼을 누르면 입력폼이 열립니다.
- 호실을 고르면 세입자(진행 계약 기준)·월세·관리비가 채워지고 합계가 아래에 표시됩니다. 금액은 고칠 수 있습니다(일부 납부, 감액 등).
- 대상월은 설정의 기준월이 기본값입니다.
2026-09처럼 연-월 형식입니다. - 수납일은 오늘이 기본값입니다. 실제 입금일로 고칩니다.
- 방법(계좌/현금)과 메모를 넣고 [저장(연속)].
저장 후 폼은 열린 채로 호실만 비워지므로 다음 호실을 바로 이어서 입력할 수 있습니다. 같은 호실·같은 대상월에 이미 수납 기록이 있으면 추가할지 물어봅니다(분납이면 예).
대상월이 중요한 이유
미수납 판정은 수납일이 아니라 대상월로 합니다. 9월 월세를 10월 3일에 받았다면 수납일 10-03, 대상월 2026-09 로 넣어야 9월 미수납에서 빠집니다. 대상월 열은 텍스트 서식이라 표에 직접 입력해도 날짜로 바뀌지 않습니다.
표에 직접 입력해도 되나요?
됩니다. 합계 열은 자동 계산이니 비워 두세요. 대상월은 2026-09 형식으로 입력합니다.
6. 미수납 조회와 안내 문구
[미수납 조회] 버튼을 누르면 기준월의 미수납 호실이 바로 조회됩니다.
- 대상월을 바꾸고 [조회] 를 누르면 지난달·지지난달 미수납도 확인할 수 있습니다.
- 목록은 호실 · 세입자 · 월세 · 관리비 · 미수납액 · 납부일 순입니다. 위의 초록 글자에 건수와 합계가 표시됩니다.
- [안내 문구 생성]: 목록에서 호실을 하나 선택하고 누르면 그 호실 문구, 선택 없이 누르면 전체 호실 문구를 만들어 아래 상자에 넣고 클립보드에 복사합니다. 문자·카카오톡에 붙여 넣어 쓰세요. 끝에 설정의 임대인명이 붙습니다.
- [선택 호실 수납 입력]: 선택한 호실·대상월이 채워진 수납 입력폼이 열립니다. 저장하고 닫으면 목록이 다시 조회됩니다.
미수납 판정 기준: 호실현황에서 임대중인 호실 중, 대상월의 수납 합계가 (월세+관리비)보다 적은 호실. 부족분이 미수납액입니다.
7. 대시보드 새로고침
[새로고침] 은 다음을 순서대로 처리합니다.
- 수납내역의 대상월이 날짜로 바뀐 셀이 있으면
yyyy-mm텍스트로 되돌립니다. - 합계·잔여일 계산열을 새 행까지 채웁니다.
- 계약 상태를 진행/만기임박으로 다시 판정합니다(종료는 그대로).
- 기준월 기준 미수납 호실 목록을 다시 만듭니다.
- 만기알림일수 이내의 만기 임박 계약 목록을 잔여일 순으로 다시 만듭니다.
월별 수입 추이 표와 막대 차트는 기준월을 끝으로 하는 최근 12개월의 수납액(대상월 기준)입니다. 설정의 기준월을 바꾸면 자동으로 이동합니다.
8. 임대차현황표와 PDF 출력
[현황표 만들기] 를 누르면 호실현황·계약관리를 합쳐 건물·호실 순으로 정리한 현황표가 채워집니다. 세입자·계약기간은 진행 중인 계약에서 가져오고, 공실은 세입자 칸이 비어 있습니다. 표 아래에 호실 수·임대중·공실·보증금·월세·관리비 합계가 붙습니다.
[PDF 출력] 은 현황표를 다시 만든 뒤 가로 A4 로 PDF 를 저장합니다. 파일 이름은 임대차현황표_202609.pdf 처럼 기준월이 붙고, 엑셀 파일과 같은 폴더에 저장됩니다. 은행·세무 대리인·매수 희망자에게 보낼 때 그대로 쓸 수 있습니다.
인쇄 미리보기에서 열이 잘리면 페이지 레이아웃 → 너비 1페이지로 맞추기가 켜져 있는지 확인하세요. 기본값은 켜져 있습니다.
9. 설정과 샘플·초기화
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 제품명 · 버전 | 제품 정보 표시용. 바꾸지 않아도 됩니다. |
| 임대인명 | 임대차현황표 상단과 안내 문구 끝에 들어갑니다. |
| 기준월 | 대시보드·미수납 조회의 기본 달. 2026-09 처럼 텍스트로 입력합니다. 달이 바뀌면 여기만 바꾸고 [새로고침]. |
| 만기알림일수 | 잔여일이 이 값 이하이면 만기 임박. 기본 60일. |
- [샘플 복원]: 호실·계약·수납 표를 샘플로 되돌리고 기준월을 2026-09 로 맞춥니다. 사용법을 익힐 때 쓰세요.
- [데이터 초기화]: 호실·계약·수납·대시보드 목록·현황표를 모두 비웁니다. 확인 창이 한 번 뜹니다. 실제 데이터를 넣기 전에 한 번 실행하세요.
- [제품 정보]: 제품명·버전 확인.
10. 자주 묻는 질문
Q. 호실이 50개가 넘어도 되나요? A. 됩니다. 표는 자동으로 늘어나고 계산은 표 이름 기준이라 행 수 제한이 없습니다. 다만 호실 값은 파일 전체에서 유일해야 합니다.
Q. 건물이 여러 채인데 한 파일로 되나요?
A. 됩니다. 호실현황의 건물 열로 구분하고, 호실 값에 A-101 처럼 건물 약자를 붙이세요. 임대차현황표는 건물별로 묶여 정렬됩니다.
Q. 월세만 받고 관리비가 없는 호실은요? A. 관리비를 0 으로 두면 됩니다. 수납 입력폼에서도 0 으로 채워집니다.
Q. 세입자가 월세를 나눠서 냈어요. A. 수납 입력폼에서 금액을 실제 입금액으로 고쳐 저장하고, 나머지도 같은 대상월로 다시 저장하세요. 합계가 (월세+관리비)에 못 미치는 동안은 부족분이 미수납으로 남습니다.
Q. 세입자가 나갔어요. 무엇을 바꾸나요? A. 계약관리에서 그 계약의 상태를 종료로, 호실현황에서 상태를 공실로 바꾸고 [새로고침]. 새 세입자가 들어오면 [계약 입력] 으로 등록하면 상태가 다시 임대중이 됩니다.
Q. 만기 알림을 90일 전부터 받고 싶어요. A. 설정의 만기알림일수를 90 으로 바꾸고 [새로고침] 하세요.
Q. 기준월을 2026-09 로 넣었는데 대시보드가 0 이에요.
A. 기준월 칸이 날짜로 바뀌었을 수 있습니다. 칸을 지우고 2026-09 를 다시 입력하세요(칸은 텍스트 서식). 그래도 0 이면 수납내역의 대상월이 같은 형식인지 확인하세요.
Q. Mac 이나 구글 시트, 웹 Excel 에서 열 수 있나요? A. 표와 숫자는 보이지만 버튼·입력폼·PDF 출력은 동작하지 않습니다. Windows 용 데스크톱 Excel 2016 이상에서 사용해 주세요.
Q. 파일을 복사해서 건물마다 따로 써도 되나요? A. 됩니다. 파일 단위로 독립적이며 별도 등록이나 인증이 없습니다.
11. 문제 해결
| 증상 | 원인 | 조치 |
|---|---|---|
| 버튼을 눌러도 아무 일이 없다 | 매크로 차단 | 파일 우클릭 → 속성 → 차단 해제 후 다시 열고 [콘텐츠 사용] |
| "매크로가 비활성화되었습니다" 빨간 막대 | 보안 센터 설정 | 파일 → 옵션 → 보안 센터 → 매크로 설정 → 알림 표시 |
| 폼의 호실 목록이 비어 있다 | 호실현황에 호실이 없거나 상태가 임대중이 아님 | 호실현황에 호실을 입력하고 상태를 확인(수납 입력폼은 임대중 호실만 표시) |
| 표를 찾을 수 없다는 오류 | 표 이름(T_Unit 등)을 바꿨거나 표를 범위로 변환함 | 되돌리기(Ctrl+Z) 또는 원본 파일에서 다시 시작 |
| 합계·잔여일이 빈칸 | 표에 직접 붙여넣기 하면서 수식이 지워짐 | [새로고침] 을 누르면 계산열을 다시 채움 |
| PDF 가 저장되지 않는다 | 같은 이름의 PDF 가 열려 있음 | PDF 뷰어를 닫고 다시 [PDF 출력] |
| 미수납에 이미 낸 호실이 보인다 | 대상월이 다르거나 호실 이름이 다름 | 수납내역의 호실·대상월 값을 호실현황·기준월과 맞춤 |
| 안내 문구가 클립보드에 안 들어간다 | 일부 보안 환경에서 클립보드 접근 제한 | 폼 아래 상자의 글을 드래그해 복사(Ctrl+C) |
파일 보관 요령
- 매달 [PDF 출력] 으로 현황표를 남기고, 파일은 월 1회 이름에 날짜를 붙여 복사해 두세요(예
임대 관리 장부_2026-09.xlsm). - 표 이름(T_Unit, T_Contract, T_Payment)과 시트 이름은 바꾸지 마세요. 버튼이 이 이름으로 표를 찾습니다.
- 이 파일은 임대 기록 관리 도구이며 세무·법률 자문을 대체하지 않습니다. 신고·분쟁 사안은 담당 전문가와 확인하세요.
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