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사내 시스템 도입 판단

엑셀로 버틸까 살까 만들까, 업무 시스템 도입 교육

이 업무 시스템 도입 교육은 그룹웨어나 고객관리 프로그램을 계약하기 전에 우리 회사에 실제로 필요한 것을 표로 정리하는 과정입니다. 도입한 뒤 아무도 열지 않는 시스템이 되지 않게 하는 조건까지 함께 다룹니다.

  • 반일 약 4시간
  • 출강 · 온라인
  • 합성 데이터 실습
  • 인원·비용 협의

Problem

이런 고민이 있다면

  • 기능 목록이 긴 제품을 골랐는데 정작 직원들은 여전히 엑셀로 일합니다.
  • 같은 명부가 파일 수십 개로 쪼개져 누가 최신본을 가졌는지 아무도 모릅니다.
  • 결재와 근태와 고객관리를 한 제품으로 묶을지 따로 쓸지 판단할 근거가 없습니다.
  • 외주 개발은 비용이 걱정되고 기성 제품은 우리 업무 순서와 맞지 않습니다.
  • 도입을 맡았던 담당자가 떠나자 시스템 설정을 아는 사람이 사라졌습니다.

Audience

이런 분께 맞습니다

수강 대상

  • 그룹웨어·협업툴·고객관리 프로그램 도입을 검토하는 대표와 관리자
  • 도입 실무를 맡은 총무·경영지원·전산 담당자
  • 엑셀로 굴리던 업무가 한계에 닿은 팀장

선수지식

사전 지식은 필요 없습니다. 지금 엑셀이나 종이로 돌아가는 업무를 대략 목록으로 적어 오면 실습 속도가 빨라집니다.

Schedule

반일 4시간 시간표

시간은 진행 상황에 따라 조금씩 달라질 수 있습니다. 사전 인터뷰 뒤 회사 업무에 맞춰 순서를 조정합니다.

  1. 0:00

    엑셀이 버티는 선

    행 수와 동시 편집 및 권한 관리처럼 엑셀이 무너지기 시작하는 신호를 사례로 짚어 봅니다.

  2. 0:40

    업무 흐름 그리기

    누가 입력하고 누가 승인하는지 지금의 흐름을 종이에 그려 시스템으로 옮길 부분을 고릅니다.

  3. 1:20

    요구사항 정리

    흐름에서 나온 기능을 필수와 선택으로 나누고 없으면 일이 멈추는 항목에 따로 표시합니다.

  4. 2:10

    협업툴·그룹웨어 비교

    국내외 협업툴의 메뉴 구조와 결재·게시판 방식 차이를 살핀 뒤 요구사항 표로 후보를 채점합니다.

  5. 2:50

    살까 만들까

    구독료와 맞춤 비용 및 데이터 이전과 유지보수 인력을 놓고 구매와 자체 개발의 손익을 따집니다.

  6. 3:30

    도입 뒤 살아남게 하기

    첫 사용자와 엑셀 병행 기간을 정하고 담당자가 바뀌어도 이어지도록 남길 기록을 정리하며 4시간을 채웁니다.

Curriculum

과정 상세

C4반일 약 4시간

사내 시스템 도입 판단: 엑셀로 버틸까, 살까, 만들까

제품을 보기 전에 우리 업무부터 표로 만들고 그 표를 잣대로 후보를 고릅니다.

커리큘럼 4블록

  1. 1엑셀로 버틸지 판단하기: 지금 파일 구조가 어디까지 견디는지 신호를 읽습니다.
  2. 2요구사항 정리: 업무 흐름에서 꼭 필요한 기능과 있으면 좋은 기능을 가립니다.
  3. 3협업툴 비교: 후보들을 같은 기준표에 올려 장단점을 점수로 봅니다.
  4. 4도입 후 살아남게 하기: 사용 습관과 운영 담당을 정해 시스템이 버려지지 않게 합니다.

실습 산출물

  • 요구사항 표
  • 후보 비교표

Outcome

강의 뒤 손에 남는 것

  • 업무마다 필수 기능과 선택 기능을 나눈 요구사항 표
  • 후보 제품을 같은 기준에 올려 점수를 매긴 비교표
  • 엑셀 유지와 구매와 자체 개발 중 하나를 고르는 판단 기준
  • 도입 뒤 첫 석 달 동안 확인할 정착 점검 항목

Instructor

왜 이 강사인가

강사 임균영 프로필 사진

임균영

호라이즌앱스 대표

  • 강사는 회사 그룹웨어를 처음엔 오픈소스 협업툴 위에 얹어 도입했다가 직접 개발하는 쪽으로 옮긴 과정을 겪었습니다. 사서 쓰는 선택과 만들어 쓰는 선택을 모두 해 본 셈입니다.
  • 도입 전에 셀프호스팅 협업툴 여러 종을 나란히 비교하고 한국 그룹웨어의 메뉴 구조를 조사해 기능 우선순위를 정했습니다.
  • GA 지사 총무로서 엑셀 명부로 계약을 관리하던 시절을 거쳐 그 데이터를 계약관리 시스템으로 옮기는 일까지 해 봤습니다.

FAQ

자주 묻는 질문

Q.업무 시스템 도입 교육에서 특정 제품을 추천하나요?

특정 제품을 추천하거나 팔지 않습니다. 강사가 시스템 제작도 하는 회사 소속이라는 사실은 미리 밝히며 강의 시간에 제작 영업은 하지 않습니다. 후보 채점은 각 회사가 만든 요구사항 표로 하고 결론도 회사가 내립니다.

Q.이미 그룹웨어를 쓰고 있는데 들을 필요가 있나요?

도입은 했는데 직원들이 엑셀로 되돌아간다면 이 과정의 후반부가 맞습니다. 정착하지 못한 원인을 요구사항 표와 대조해 찾는 실습을 합니다.

Q.고객관리 프로그램 선택도 다루나요?

다룹니다. 고객과 계약과 담당자 데이터 구조를 먼저 정해야 후보끼리 비교가 되기 때문에 그 순서로 실습합니다. 보험 GA 계약관리라면 GA 트랙의 계약관리 과정이 더 구체적입니다.

Q.대표와 실무자가 같이 들어도 되나요?

함께 듣기를 권합니다. 요구사항은 실무자가 잘 알고 예산과 우선순위는 관리자가 정하므로 한 자리에서 표를 채우면 이견이 일찍 드러납니다.

Q.온라인으로도 실습이 되나요?

요구사항 표와 비교표는 공유 문서로 같이 채울 수 있어 온라인에서도 무리가 없습니다. 업무 흐름 그리기는 화이트보드 도구나 종이 사진으로 대신합니다.

Q.비용은 어떻게 정해지나요?

인원과 방식에 따라 협의합니다. 실제 도입 건 하나를 놓고 맞춤으로 진행하길 원하시면 사전 인터뷰 범위를 함께 정합니다.

우리 회사 업무에 맞춰 열 수 있을까요?

인원, 원하는 시기, 수강생이 매달 붙잡는 업무를 적어 주세요. 사전 인터뷰로 실습 자료를 회사 업무 모양에 맞춥니다.